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采购与付款循环的审计

发布人: 威尼斯人官网 来源: 威尼斯人官网下载 发布时间: 2020-07-06 11:16

  按:采购与付款循环的审计,是初级助理需要掌握的内容,此文结合理论知识与实务经验的基础上进行全面总结,与大家一起学习,如有表述错误,还请指教和见谅。

  一般来说,生产型企业的采购与付款循环应至少涉及以下四个部门,生产部门、采购部门、仓储部门、财务部门,对应的业务流程分别为请购、订货、验收、付款,如下图所示:

  对于采购与付款循环的内部控制来说,应关注不相容岗位是否存在未分离的情况;不相容职务是指那些如果由一个人担任,既可能发生错误和舞弊行为,又可能其错误和弊端行为的职务。财政部发布的《内部会计控制规范》中,提出了“不相容职务分离”的问题。不相容职务分离的核心是“内部牵制”,它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理,使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系,并受其监督和制约。(上述定义来源于百度百科。)

  常见的不相容职务分离的情形(引用自企业内部控制编审委员会编制的《企业内部控制培训指定用书》)

  “请购单”是采购交易轨迹的起点;请购单是采购交易的“发生”认定的凭据之一;审批后的请购单应送至“采购部门”。

  正常情况下,订购单应一式若干份,至少要送交“供应商”一份,送至“验收部门”、“应付凭单部门”、“请购部门”各一份。

  “验收单”是支持资产或费用以及与采购有关的负债的“存在或发生”的重要凭证。定期检查验收单的顺序以确定每笔采购交易都已编制凭单是与采购交易的“完整性”认定有关。

  将储存已验收的商品存货与采购的其他职责相分离,可减少未经授权的采购和商品的风险,这些控制是与商品的“存在”认定有关。

  “付款凭单”(付款汇总表)是企业内部记录和支付负债的授权证件,编制付款凭单(付款汇总表)通常由“应付凭单部门”根据采购的内容(内容要与验收单、订购单一致),在确保商品和劳务已验收(核查购置的资产)、已接受的前提下编制的;定期将已批准的付款凭单(付款汇总表)送达会计部门,据以编制有关记帐凭证和登记有关帐簿。

  应有的相关制度:付款审批制度、预付账款和定金授权批准制度、退货管理制度,定期核对制度、支票管理制度。

  (1)关于支票的签发--由经授权的人员(财务负责人)签署;支票金额要与付款凭单的金额、受款人的名称一致;对已付款的付款凭单要做以标记,避免重复付款;支票时连续编号的,对每一张支票的用途等情况做以记录,其完整性。

  (2)关于单证的核对--会计部门在办理付款业务时,应当对采购合同、请购单、采购、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、性及合规性进行严格的审核。

  华阳科技:利安达获取了华阳科技与经贸、兴发工贸、鸿顺物资和东方玻璃的购货合同,但合同中约定的商品采购数量与华阳科技2008年实际采购量出现严重偏离,对于这一异常情况,利安达的审计人员只是听取华阳科技的解释、收集华阳科技与上述4家机构的购货合同,未获取充分的。除上述30,000,000元外,华阳科技在2008年与经贸、兴发工贸、鸿顺物资和东方玻璃基本没有业务往来,对此,利安达的审计人员没有保持合理的职业怀疑。

  小结:此案例没有关注到合同约定的内容与合同实际执行严重不符,对于异常情况没有进一步执行审计程序,而是听取了企业的解释,放松了职业谨慎。

  ST国药:2012年,审计人员在明知*ST国药子公司上海鄂欣实业有限公司与公合实业同时发生钢材销售和采购业务的情况下,忽视明显的未披露关联方特征,未保持职业怀疑,未作为异常处理,未实施进一步审计程序。

  小结:对于即是客户又是供应商的情况,应加强审计力度,尤其是隐蔽的关联方更应该深入挖掘交易背后的真实原因。

  金亚科技:采购与付款循环审计工作底稿中“发函清单”显示出28份函证,其中13份(占函证的46.43%)存在发函地址与地址不一致等异常情况,立信所未关注上述异常情况。审计工作底稿未记录收发函物流信息,也未记录应付款的函证结论。上述行为违反了《中国注册会计师审计准则第1312号——函证》第十四条、第十九条的。

  小结:对于发函地址与地址或注册地址不一致的情况,应该设计相关程序予以核实,可能在核实的过程中发现虚假的供应商。

  振隆特产:2012年至2014年,振隆特产各年末存货余额分别占资产总额的44%、39%及26%。经查,振隆特产分别通过调节出成率、调低原材料采购单价以及未在账面确认已处理霉变存货损失的方式虚增利润和存货。

  小结:对于调低采购单价的情况,审计人员应对企业的产品的特点应具备一定的常识和度,加强对计价测试及与市场价格的分析和比对。

  宝硕股份:创业分公司于2005年自制采购凭证79单,自制采购266张,通过虚假原材料采购虚增主营业务成本184,710,194.30元。创业分公司当年主营业务成本审定数为456,140,569.59元。创业分公司当年虚开采购原材料的中,有227张是用本公司的销售加盖“市轻工物资供销公司”的章充当采购原材料的,上述存根联在创业分公司保存。

  小结:对于虚假采购,自制和凭证的情况,应实施详尽的审计程序,并结合内外部交叉比对,进而才能识别舞弊风险。

  主要是指管理层舞弊和主要采购人员舞弊,其做法是虚构采购行为,作为企业的营业外支出或虚转入产品成本,达到个人侵吞单位资金的目的。

  此行为如是个人行为,通过控制测试,各原始单据的相关审批是否完整等的检查,可以查出;如是管理层集体舞弊,则只能通过了解所处行业的整体售价、利润率、被审单位在业内所处地位、整个销售收入和回款情况,毛利率的分析等方法检查是否与整个行业的情况明显存在区别来判断。

  已经验收的商品和劳务未入账,将直接影响应付账款余额,不能反映企业的实际负债情况,并存在挪用及个人侵吞的可能,此时可通过资金流出的年度横向比较分析来判断资金支付是否存在较大的变动,查明主要的变动原因。

  企业为提高主营的利润率,业绩,将采购成本计入其他成本费用支出或利用第三方支付成本的形式,报表使用人,对此可以检查采购合同,执行函证程序,了解所购商品的市场价格,并结合其他费用科目的检查来验证。

  历史经验告诉我们,从会计科目入手是发现和识别舞弊风险较好的手段,我们应该关注那些异常或大额、非经常交易的会计分录。另外,识别舞弊风险的根基是审计人员一定要具备专业胜任能力以及职业怀疑态度和职业谨慎。

  4-1比较本期与以前各期之间的修理及费,旨在发现资本性支出和收益性支出区分上可能存在错误。

  4-2比较本期与以前各期的存货或固定资产增加和减少,旨在发现被审计单位以往和今后的生产经营趋势、结构,判断差异产生的原因是否合理。

  1、固定资产账面的车号为辽AE0456的宝马汽车的“行驶证”的所有者不是被审计单位,而是被审计单位的领导李某;

  3、A注册会计师获取了车号为AW9E05的比亚迪汽车的所有权证(汽车行驶证上的所有者非被审计单位),账面无此辆资产。

  2019年,被审计单位进口一辆宝马轿车(车号辽AE0456)用于经营活动,根据当时国家,进口轿车不能以公司名义购买,故,被审计单位先按公司李某的名义进行个人购买。购买后,该车一直归被审计单位所拥有并使用。

  被审计单位第五仓库建造初期被规划为临时建筑,未办理房屋产权证明;后期,随着生产经营的需要,逐步对其进行、加固而形成的,至今未办理相关证明。

  根据检查第五仓库初建和后续建造的原始凭据(索引4700-*-2),可证明其应归属于被审计单位。

  我们向资产管理部门的部门经理张**询问获知,车号为AU9E05的比亚迪汽车为债务重组所得(债务重组协议索引4700-*-*),被审计单位账面未反映该笔重组所得,应进行调整,调整分录如下。

  例:A注师检查了所取得的房产证中的“他项事项”的记录,该房产证未记录任何他项事项。(底稿见索引4700-4-1)。

  在房产证的“他项”记录可能存在不完整情况下,我们到房地产交易登记中心查询了被审计单位房产所有权属状况。

  查询结果为确实有以“辽宁厂房”作抵押向银行贷款的记录,系由银行向房地产交易登记中心办理的登记手续,被审计单位的房产证信息未及时更新。

  1、目标——检查本期固定资产的增加情况,被审计单位如果不能正确核算固定资产,将对资产负债表和利润表产生长期的影响。

  注意:获取本期新增固定资产明细表,检查固定资产原值是否符合确认标准,如有不符,提请客户调整或做审计调整。往往增减额可能存在虚增的情况,请注意发生额的准确性。

  检查购货合同,,保险单,运单等文件,测试文件上单位名称是否与客户单位一致,其入账时间、价值是否正确,授权批准手续是否齐备,会计处理是否正确。

  2017-6-27转账3#债务人以帝国大厦3楼A座500M2两年的房屋租赁权抵135万元债务。

  经核实,上述凭证所记录的经济业务系债务重组,经重组后,被审计单位仅获取了房屋租赁权,非房屋所有权,其会计处理不符合会计准则的,应将其调整至“长期待摊费用”,并调整已计提的折旧费。调整分录如下。

  注意:实务中,一些上市公司喜欢将未完工的长期待摊费用在“在建工程”项目归集,严格意义来说是不符合准则,但是实务操作还是比较常见。

  应获取投资合同,并核实合同中的名称、数量和单价,以及与实物进行检查,并获取其交接手续和入账依据,涉及所有权证的,应获取相关权证并核实是否归被审计单位所有。

  通过债务重组而增加的固定资产、通过非货币易而增加的固定资产、通过融资租入而增加的固定资产。

  示例:某企业将其主要生产线出售给××公司。请分析该公司出售资产在何种情况属于合理情况?在何种情况下属于不合理的情况?

  注意:监盘和抽盘的概念是不一样的。可以参考中国证监会对振隆特产的会计师事务所处罚案例,在听证环节,证监会对抽盘和监盘有明确的解答。

  通过上表可知,业务账要与财务账账账相符,业务账要与实物账实相符;监盘前,各部门应提前做好资产盘点准备,并导出数据进行盘点准备。

  某企业在审计年度内,新增一批挖煤机组,购入后立即投入井底作业。审计人员无法进行实地盘点,经审计小组讨论决定,该批机组不纳盘范围?

  答案:首先,视“重要性水平”确认该机组是否纳盘范围。如果应纳盘范围,但是,审计人员确实无法进行实地盘点时,应向井下作业资产管理人员进行函证。

  汇总监盘记录,统计监盘结果,形成监盘小结。对盘点中存在的盘盈、盘亏情况,查明原因,形成记录。

  盘盈的第七厂房为2019年10月竣工交付使用的,因工程决算审价报告书在2020年1月15日才送达(底稿见索引4700-×)而列在“在建工程”项目。经与“在建工程”项目审计人员核实后,予以结转为“固定资产”处理,调整分录如下。

  盘亏的老厂房为2017年11月份已被拆除,被审计单位未及时作账务处理,应进行调整,调整分录如下(略)。

  对被审计单位提供的固定资产卡片中的折旧数据进行重新计算,注意折旧方式、折旧年限、残值率等信息是否与被审计单位会计政策是否一致(包括房产、机器设备、电子设备等基础信息)。

  文字部分:设定抵押的情况,已提足折旧;仍在使用的情况,在建工程转固的情况,减值准备计提的情况,固定资产处置、出售、转让的情况等。

  示例:2017年,某公司应付账款期初余额为3,000,000元,期末余额为100,000元。

  2017年度应付账款减少2,900,000元,如果是货币支付产生的原因而致,那么我们可从现金流量表中的“经营活动现金流出-购买商品、接受劳务支付的现金”的相关数据得以印证;

  如果货币支付的原因而致,如债务重组、与预付账款对冲等情况,则需要执行抽查凭证,检查相关合同等程序,进一步明确应付账款减少的原因。

  4-2分析长期挂账的应付账款。首先,要求被审计单位做出解释;然后,审计人员结合被审计单位的财务状况,对其长期挂账的合进行判断。

  1、被审计单位盘盈的ABC生产线月到达财务部,被审计单位以此为由,未在2017年做购入固定资产的会计处理所致。我们认为该笔经济业务应做固定资产暂估入账处理,其调整分录如下。

  2、被审计单位A原材料期末余额为负数的原因是:2017年末采购的一批A原材料已验收入库,并被生产车间领用,但财务未做会计处理所致。我们认为应进行调整,调整分录如下。

  1、被审计单位的提供的供应商联系方式,名称不全、地址及联系人等不完整;多个供应商地址与本公司地址较为接近;电线、被审计单位以对方可能存在起诉为由,不提供函证所需信息;

  1、要求提供完整函证信息,并对提供的信息与信息、查询工商信息核实,并与联系人电话沟通核实;对手机号让其提供座机电话(百度或黄页核实线、对于不合理理由,应考虑审计范围受限问题,尽快与管理层及治理层沟通;

  回顾和总结:综上为采购与付款循环审计的应注意的问题,审计人员应从采购与付款循环的业务开始入手,了解企业的内部控制以及业务流程,可以执行穿行测试及控制测试,检查内部控制的有效性;在设计相关实质性程序,包括分析性程序和细节测试,包括:观察、检查、函证、询问、重新计算等,通过对过去的企业舞弊案例总结,应注意对供应商采购合同、入库单、采购、供应商信息等进行深入挖掘和检查,并注意相关业务发生的真实性和合,识别和发现是否存在重大错报风险,在执业过程中,应强调对审计人员职业怀疑态度的合理运用,并时刻保持的头脑,对企业的合理解释应执行相关程序核实,进而将审计风险降至可接受的低水平。

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